Osobní údaje - GDPR

CIC zpracovává osobní údaje klientů a zájemců o služby CIC v souladu s požadavky Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů neboli GDPR). CIC je správcem osobních údajů.

1. Sociální služby

Služba odborné sociální poradenství a sociálně aktivizační služba jsou poskytovány klientům anonymně anebo se zaznamenáním jejich osobních údajů. Zpracovávány jsou vždy jen údaje, které jsou nezbytné k poskytnutí sociální služby dle individuální situace klienta. Klienti mohou zůstat v anonymitě nebo poskytnout neúplné údaje, CIC nekontroluje pravdivost poskytnutých údajů. Osobní údaje jsou potřebné v těchto případech:

Práce s dokumentací klienta = tvorba dokumentu, písemnosti, která obsahuje osobní údaje klienta (dopis, životopis, odvolání, žádost…) a zůstává v PC systému;
Služba na žádost klienta jedná s institucí nebo jinou třetí stranou;
Údaj o právním postavení klienta vůči institucím ČR z důvodu poradenské spolupráce;
Potřeba uchovat kontaktní údaje na klienta kvůli domluvené poradenské spolupráci.

Právní důvod zpracování osobních údajů klientů sociálních služeb je na základě plnění ústní smlouvy o poskytování sociální služby a na základě oprávněného zájmu poskytovatele (vykazování statistik indikátorů sociální služby z důvodu plnění pověření k poskytování sociální služby a regionálních dotací). Rozsah zpracovávaných osobních údajů je následující:

Zájemci o poskytnutí služby, klienti kontaktující službu telefonicky/e-mailem, a klienti konzultující osobně, jejichž problém nevyžaduje poskytnutí osobních údajů: zpracováváme 1) údaj o obci (okrese, kraji) bydliště klienta, typ pobytu – právním důvodem je oprávněný zájem poskytovatele (výkaznictví služby) 2) v případě poskytnutí e-mailové adresy je zpracovávána část e-mailové adresy před zavináčem (údaj je neúplný, ale umožňující kontinuitu kontaktu, právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby). V případě obdržení osobních údajů zájemce před poskytnutím sociální služby je právním důvodem provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy o poskytnutí sociální služby na žádost subjektu údajů.

Klienti, jejichž problematika vyžaduje poskytnutí osobních údajů: zpracováváme údaje příjmení a jméno, telefonní číslo, e-mail, typ povolení k pobytu klienta – právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby. Údaj obec/okres/kraj bydliště klienta, země původu klienta – právním důvodem je oprávněný zájem poskytovatele. (výkaznictví služby). Podle individuální situace klienta mohou být zpracovávány další údaje nezbytné k řešení jeho sociální situace, např: adresa, datum narození, údaj o zdravotní pojišťovně, o zaměstnavateli, rodné číslo, jméno a datum narození nezletilých dětí klienta a další, právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby.

Služba Perspektiva vždy zpracovává osobní údaje klientů (uzavřena písemná smlouva). Zpracováváme údaje: příjmení a jméno, adresa, telefonní číslo, e-mail, typ povolení k pobytu klienta (ukazatel možnosti vstupu na trh práce) – právním důvodem je plnění smlouvy o poskytnutí sociální služby.

Pokud klient jedné sociální služby CIC začne využívat jinou sociální službu CIC, pracovník nové sociální služby projedná s klientem potřebu zpracování osobních údajů podle vnitřních pravidel této služby.

2. Informace o zpracování osobních údajů klientů sociálních služeb CIC

Osobní údaje jsou zpracovávány pouze po nezbytnou dobu, která je pro poskytnutí sociální služby 3 roky po ukončení kontaktu se sociální službou CIC. Po uplynutí 3 let jsou záznamy o službě a dokumenty obsahující osobní údaje klienta archivovány po dobu 10 let. Postupy zpracování, uchování a likvidace osobních údajů stanoví Provozní řád CIC.

CIC při zpracování osobních údajů užívá vlastní nástroje pro evidenci osobních údajů klientů (elektronické databáze osobních údajů s individualizovaným oprávněním pracovníků a s ochranou hesly, uzamčené fyzické archivy osobních údajů). Zpracovávané osobní údaje jsou chráněny proti ztrátě, odcizení a zneužití.

Klient předává osobní údaje na formuláři Souhlas s poskytnutím osobních údajů. CIC nevyžaduje od klienta předat kopie jeho dokumentů. CIC může převzít kopie dokumentů, pokud si to klient přeje a jsou nutně potřebné pro spolupráci. V případě dokumentů s citlivými osobními údaji je klient upozorněn, že jde o citlivé údaje, a dotázán, zda si předání těchto dokumentů opravdu přeje.

Klient, který nepředal CIC své osobní údaje, je v databázi veden jako „anonym“.

Dokumenty s osobními údaji, které pošle klient pracovníku e-mailem a jsou potřebné pro sociální službu, ponechává pracovník pouze ve vlastním Outlook profilu, případně budou uloženy v elektronické složce osobní dokumentace. Dokumenty obsahující osobní údaje jiné osoby než klienta sociální služby CIC nebudou uchovány.

K osobním údajům klientů mají přístup pouze zaměstnanci CIC, kteří jsou vázáni mlčenlivostí. Mlčenlivost zaměstnanců je platná i po ukončení jejich zaměstnání v CIC. Bez souhlasu osoby nejsou předány žádné osobní údaje třetí straně. Výjimkou je zákonná povinnost ohlašování vybraných trestných činů.

3. Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů:

Máte právo na přístup k Vašim osobním údajům, tzn. můžete nahlédnout do databáze a do písemné složky se záznamy o Vaší osobě.

Máte právo na opravu nebo vymazání osobních údajů, popřípadě omezení zpracování. Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, případně uplatnit právo na přenositelnost údajů a další práva podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů. Pokud jsou Vaše osobní údaje zpracovávány na základě Vašeho výslovného souhlasu, máte právo vzít tento souhlas kdykoli zpět.

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, na jehož základě by byly činěny úkony, které by zasahovaly do Vašich práv či oprávněných zájmů.

Svá práva a požadavky uplatňujte u statutárního zástupce CIC: Pernerova 10/32, Praha 8, Kontakty. Vaše požadavky budou řádně posouzeny a vypořádány v souladu s příslušnými ustanoveními obecného nařízení GDPR. Pokud nebudete souhlasit s vypořádáním Vašich požadavků a žádostí, můžete podat stížnost Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk.Sochora 727/27, 170 00 Praha 7.

4. Zpracování osobních údajů v jiných činnostech CIC

Právním důvodem zpracování osobních údajů osob při realizaci dalších činností CIC je:

Plnění sjednané smlouvy;
Zpracování na základě uděleného souhlasu osoby se zpracováním osobních údajů;
Oprávněný zájem poskytovatele (výkaznictví - evidence aktivit v zájmu řádného prokazování užití prostředků z veřejných zdrojů. Dále informování klientů sociálních služeb CIC, u nichž kvalifikovaně předpokládáme zájem o jiné aktivity CIC).

Doba uchovávání je stanovena na 10 let (déle v případě požadavků akreditace či donátora). Dobu zpracování, uchování a likvidaci osobních údajů stanoví Provozní řád CIC.

Kurzy češtiny jako cizího jazyka: zpracovávané osobní údaje jsou jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje (e-mail, telefon). Právním důvodem zpracování je plnění sjednané smlouvy, oprávněný zájem poskytovatele.

Kurzy dalšího vzdělávání lektorů, učitelů češtiny jako cizího jazyka, úředníků veřejné správy: zpracovávané osobní údaje jsou jméno, příjmení, adresa, kontaktní údaje (e-mail, telefon) a v případě vystavení certifikátu o vzdělávací aktivitě datum a místo narození či rodné číslo (dle požadavků akreditace). Právním důvodem zpracování je plnění sjednané smlouvy, oprávněný zájem poskytovatele.

Mentoringové programy: právním důvodem zpracování je plnění sjednané smlouvy. Zpracovávané osobní údaje u zájemců o mentoring jsou jméno a příjmení, adresa, e-mail, telefon; dále dobrovolně: pohlaví, věk, rodina, zdravotní omezení, jak dlouho jsou v ČR, úroveň ČJ, jestli absolvoval kurz ČJ, komunikující jazyk, zaměstnání v zemi původu, jaké máte v ČR plány, pracující či studující, zájmy a koníčky, potřeby - zakázka, preference ohledně spolupráce s dobrovolníkem.

Zpracovávané údaje u zájemců o dobrovolnictví jsou jméno a příjmení, adresa, e-mail, telefon; dále dobrovolně: pohlaví, věk, rodina, zdravotní omezení, jazykové znalosti, zaměstnání či studium, zájmy a koníčky, preference ohledně spolupráce s klientem.

Otevřené aktivity pro veřejnost: zpracovávané osobní údaje jsou jméno, příjmení, e-mail. Právním důvodem zpracování je udělený souhlas se zpracováním osobních údajů, oprávněný zájem poskytovatele.

Projektové aktivity (Velux, ESF, atd.): zpracovávání a ukládání osobních údajů se řídí požadavky konkrétního projektu a donátora.

Informování o aktivitách CIC: E-maily s informacemi o aktivitách CIC rozesíláme na základě uděleného souhlasu, anebo na základě našeho oprávněného zájmu (zasílání klientům jiných služeb či aktivit CIC). Odběr těchto e-mailů lze ukončit negativní odpovědí na takový e-mail, případně odmítnutím zasílání takových e-mailů/ informací od CIC na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..

Pořizování foto nebo video záznamů jednotlivců (ne hromadné skupinové záznamy) pro účely propagace, nebo výstupy např. projektových aktivit vyžadujeme písemný souhlas s pořízením a uveřejněním fotografií před snímáním. Účastníci, kteří vyjádří nesouhlas s foto/video záznamy, nejsou snímáni. Právním důvodem zpracování vizuální podoby osoby je vždy udělený souhlas osoby, spolu s podobou nejsou uveřejněna jména ani jiné identifikační údaje.