DỮ LIỆU CÁ NHÂN – QUY ĐỊNH VỀ GDPR

CIC xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng và những người có nhu cầu sử dụng đến các dịch vụ của CIC phù hợp với các yêu cầu theo Quy định của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Liên minh Châu Âu (EU) số 2016/679, về bảo vệ thể nhân liên quan đến việc xử lý dữ liệu cá nhân, về việc giao thông dữ liệu tự do và về việc bãi bỏ Chỉ thị 95/46/EC (quy định chung về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân, còn được gọi là GDPR). CIC là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân.

1. CÁC DỊCH VỤ CÔNG TÁC XÃ HỘI

Dịch vụ tư vấn công tác xã hội chuyên nghiệp và dịch vụ kích hoạt xã hội được cung cấp cho khách hàng một cách ẩn danh hoặc bằng cách ghi chép lại dữ liệu cá nhân của họ. Luôn luôn chỉ xử lý những dữ liệu cần thiết để cung cấp các dịch vụ công tác xã hội tùy theo vấn đề mà khách hàng cần giải quyết. Khách hàng có thể ẩn danh hoặc cung cấp dữ liệu không đầy đủ, CIC không kiểm tra tính xác thực của dữ liệu được cung cấp. Dữ liệu cá nhân là cần được cung cấp trong các trường hợp sau:

Khi làm việc với tài liệu của khách hàng, tức là soạn thảo tài liệu, đơn từ chứa dữ liệu cá nhân của khách hàng (thư từ, CV xin việc, đơn kháng nghị, đơn yêu cầu…), dữ liệu được giữ lại trong hệ thống máy tính;
Khi dịch vụ được cung cấp theo yêu cầu của khách hàng trong quá trình làm việc với tổ chức hoặc bên thứ ba khác;
Khi cần đến thông tin về tình trạng pháp lý của khách hàng đối với các tổ chức của Cộng hòa Séc do hợp tác tư vấn;
Khi cần thiết phải giữ các chi tiết liên lạc của khách hàng do sự hợp tác tư vấn đã được thỏa thuận.

Cơ sở pháp lý hợp lệ để xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng sử dụng dịch vụ công tác xã hội dựa trên việc giao kết hợp đồng bằng miệng về việc cung cấp dịch vụ công tác xã hội để dảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà cung cấp (báo cáo thống kê các chỉ số dịch vụ công tác xã hội do việc thực hiện hoạt động cung cấp các dịch vụ công tác xã hội và trợ cấp trong các khu vực được chỉ định).

Phạm vi của các dữ liệu cá nhân được xử lý như sau:

Đối với những người có nhu cầu sử dụng đến các dịch vụ được cung cấp, các khách hàng liên hệ qua điện thoại / e-mail hoặc được tư vấn trực tiếp, những người có vấn đề không cần đến việc cung cấp dữ liệu cá nhân: chúng tôi xử lý 1) thông tin về thành phố (huyện, tỉnh), nơi cư trú của khách hàng, thể loại giấy phép cư trú - cơ sở pháp lý hợp lệ là để đảm bảo lợi ích hợppháp của nhà cung cấp (soạn báo cáo về dịch vụ đã cung cấp) 2) trong trường hợp cung cấp địa chỉ e-mail, một phần của địa chỉ e-mail được xử lý là phần đứng trước dấu hiệu @ (dữ liệu không đầy đủ, nhưng cho phép tiếp tục liên hệ, cơ sở pháp lý hợp lệ là để thực hiện hợp đồng dịch vụ công tác xã hội).

Trong trường hợp nhận dữ liệu cá nhân của người có nhu cầu sử dụng dịch vụ trước khi cung cấp dịch vụ công tác xã hội, cơ sở pháp lý hợp lệ để thực hiện các biện pháp được áp dụng trước khi giao kết hợp đồng về việc cung cấp dịch vụ công tác xã hội theo yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

Đối với khách hàng cần phải cung cấp dữ liệu cá nhân đề có thể giải quyết yêu cầu của họ: chúng tôi xử lý dữ liệu như họ và tên, số điện thoại, e-mail, loại giấy phép cư trú của khách hàng - cơ sở pháp lý hợp lệ là để thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ công tác xã hội.

Thông tin về thành thị / huyện / tỉnh, nơi cư trú của khách hàng, quốc gia xuất xứ của khách hàng - cơ sở pháp lý hợp lệ là để đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà cung cấp . (soạn báo cáo về dịch vụ đã cung cấp).

Tùy thuộc vào hoàn cảnh riêng biệt của từng khách hàng, chúng tôi có thể xử lý các dữ liệu khác cần thiết để giải quyết tình huống xã hội của họ, điển hình như : địa chỉ, ngày sinh, thông tin về hãng bảo hiểm y tế, về chủ lao động, số sinh, họ tên và ngày sinh của con cái vị thành niên của khách hàng v. v., cơ sở pháp lý hợp lệ là để thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ công tác xã hội.

Dịch vụ Perspektiva luôn xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng (thông qua hợp đồng được ký kết bằng văn bản).

Chúng tôi xử lý các dữ liệu như: họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, e-mail, loại giấy phép cư trú của khách hàng (chỉ báo về khả năng gia nhập thị trường lao động) - cơ sở pháp lý hợp lệ là để thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ công tác xã hội.

Nếu khách hàng sư dụng một dịch vụ công tác xã hội của CIC mà bắt đầu sử dụng dịch vụ công tác xã hội khác của CIC, nhân viên công tác xã hội cung cấp dịch vụ mới sẽ cùng với khách hàng xem xét về việc vần phải xử lý dữ liệu cá nhân theo các quy tắc nội bộ của dịch vụ đó hay không.

2. THÔNG TIN VỀ VIỆC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN CỦA KHÁCH HÀNG SỬ DỤNG CÁC DỊCH VỤ CÔNG TÁC XÃ HỘI CỦA CIC

Dữ liệu cá nhân chỉ được xử lý trong khoảng thời gian cần thiết, trường hợp cung cấp dịch vụ công tác xã hội là 3 năm tính từ khi chấm dứt việc sử dụng dịch vụ. Sau 3 năm, thông tin về dịch vụ đã được cung cấp và tài liệu chứa dữ liệu cá nhân của khách hàng được lưu trữ trong 10 năm.

Quy trình xử lý, lưu trữ và loại bỏ dữ liệu cá nhân được quy định trong Quy tắc Hoạt động của CIC.

Khi xử lý dữ liệu cá nhân, CIC sử dụng các công cụ riêng của mình để ghi chép dữ liệu cá nhân của khách hàng (cơ sở dữ liệu điện tử - quyền truy cập của mỗi nhân viên có thẩm quyền được cá nhân hóa, việc truy cập được bảo mật, các hồ sơ dưới dạng giấy chứa dữ liệu cá nhân được khóa lại).

Dữ liệu cá nhân đã được xử lý được bảo vệ chống mất mát, trộm cắp và lạm dụng.

Khách hàng cung cấp dữ liệu thông qua việc điền biểu mẫu Sự đồng ý với việc cung cấp dữ liệu cá nhân.

CIC không yêu cầu khách hàng cung cấp bản sao giấy tờ của mình.

CIC có thể nhận bản sao tài liệu nếu khách hàng muốn và nếu điều này cần thiết cho việc thực hiện sự hợp tác.

Trong trường hợp tài liệu chứa dữ liệu cá nhân nhạy cảm, khách hàng được hướng dẫn rằng đó là dữ liệu nhạy cảm và được hỏi liệu mình có thực sự muốn bàn giao những tài liệu này hay không.

Khách hàng mà không cung cấp dữ liệu cá nhân của mình cho CIC được liệt kê trong cơ sở dữ liệu là "đối tượng ẩn danh".

Các tài liệu có dữ liệu cá nhân mà khách hàng gửi cho nhân viên qua e-mail và cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ công tác xã hội, nhân viên chỉ để lại trong hồ sơ Outlook của mình hoặc chúng sẽ được lưu trữ trong hồ sơ điện tử về tài liệu cá nhân. Các tài liệu chứa dữ liệu cá nhân của một người không phải là khách hàng của dịch vụ công tác xã hội của CIC sẽ không được lưu giữ. Chỉ những nhân viên của CIC bị ràng buộc bởi nghĩa vụ bảo mật mới có quyền truy cập dữ liệu cá nhân của khách hàng.

Nghĩa vụ bảo mật của nhân viên có giá trị kể cả sau khi họ chấm dứt hợp đồng của họ tại CIC. Không dữ liệu cá nhân nào được chuyển cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của người đó. Ngoại lệ duy nhất là thực hiện nghĩa vụ pháp lý về việc báo cáo một số tội phạm.

3. QUYỀN CỦA QUÝ VỊ LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN:

Quý vị có quyền truy cập dữ liệu cá nhân của mình, tức là Quý vị có thể truy cập cơ sở dữ liệu và hồ sơ bằng văn bản giấy chứa thông tin về mình. Quý vị có quyền yêu cầu sửa đổi hoặc xóa bỏ dữ liệu cá nhân, kể cả hạn chế việc xử lý. Quý vị có quyền phản đối việc xử lý dữ liệu cá nhân hoặc thực hiện quyền đối với tính khả chuyển của dữ liệu và các quyền khác theo Quy định chung về bảo vệ dữ liệu. Nếu dữ liệu cá nhân của Quý vị được xử lý dựa trên sự đồng ý rõ ràng của Quý vị, Quý vị có quyền rút lại sự đồng ý này bất kỳ lúc nào.

Khi xử lý dữ liệu cá nhân, điều này không dẫn đến việc tự động đưa ra quyết định mà trên cơ sở đó có thể thực hiện những hành động ảnh hưởng đến quyền hoặc lợi ích hợp pháp của Quý vị.

Quý vị có thể thực hiện các quyền lợi và yêu cầu của mình đến đại diện theo pháp luật của CIC tại: Pernerova 10/32, Praha 8, Thông tin liên hệ .

Các yêu cầu của Quý vị sẽ được đánh giá nghiêm chỉnh và giải quyết theo các quy định có liên quan phù hợp với Quy định chung về GDPR.

Nếu Quý vị không đồng ý với cách mà các yêu cầu và đơn của mình được giải quyết, Quý vị có thể đưa đơn khiếu nại đến Văn phòng Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân, Pplk.Sochora 727/27, 170 00 Praha 7.

4. VIỆC XỬ LÝ DỮ LIỆU CÁ NHÂN TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG KHÁC CỦA CIC

Cơ sở pháp lý hợp lệ để xử lý dữ liệu cá nhân khi thực hiện các hoạt động khác của CIC là:

Thực hiện các hợp đồng đã được giao kết ;
Thực hiện việc xử lý dựa trên sự đồng ý của đối tượng đã cấp sự đồng ý với việc xử lý dữ liệu cá nhân;
Đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà cung cấp (soạn báo cáo về các hoạt động nhằm chứng minh việc sử dụng kinh phí từ các nguồn công cộng một cách thích hợp). Tiếp theo là nhằm mục đích phổ biến cho khách hàng về các dịch vụ công tác xã hội của khác của CIC, mà theo quan điểm chuyên môn của chúng tôi họ cần đến).

Thời gian lưu giữ được quy định là 10 năm (có thể lâu hơn theo yêu cầu của bên cấp phép hoặc nhà tài trợ).

Thời gian xử lý, lưu trữ và hủy bỏ dữ liệu cá nhân được xác định bởi Quy tắc Hoạt động của CIC.

Các khóa học tiếng Séc như một ngoại ngữ: dữ liệu cá nhân được xử lý là tên, họ, địa chỉ, thông tin liên lạc (e-mail, số điện thoại). Lý do hợp pháp cho việc xử lý là để thực hiện hợp đồng đã ký kết, đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà cung cấp.

Các khóa học nâng cao trình độ cho giảng viên, giáo viên ngoại ngữ tiếng Séc, cán bộ nhà nước , nhân viên công tác xã hội: dữ liệu cá nhân được xử lý là tên, họ, địa chỉ, thông tin liên lạc (e-mail, số điện thoại) và trường hợp cấp giấy chứng chỉ về hoạt động giáo dục cả ngày tháng năm sinh hoặc số sinh (theo yêu cầu của bên cấp phép). Lý do hợp pháp cho việc xử lý là để thực hiện hợp đồng đã ký kết, đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà cung cấp.

Các chương trình cố vấn: cơ sở pháp lý hợp lệ cho việc xử lý là để thực hiện hợp đồng đã ký kết.

Đối với các khách hàng có nhu cầu được cố vấn, chúng tôi xử lý các dữ liệu cá nhân như họ, tên, địa chỉ, e-mail, số điện thoại; tiếp theo do tự nguyện cung cấp: giới tính, tuổi tác, gia đình, hạn chế về sức khỏe, thời gian sinh sống tại Cộng hòa Séc, trình độ tiếng Séc, đã hoàn thành khóa học tiếng Séc hay chưa, ngôn ngữ giao tiếp, việc làm ở nước xuất xứ, kế hoạch của họ ở Cộng hòa Séc, là người lao động hay sinh viên, sở thích của họ, nhu cầu - công việc cần giải quyết, sự ưu tiên liên quan đến sự hợp tác với tình nguyện viên.

Dữ liệu được xử lý đối với những người quan tâm đến hoạt động tình nguyện là tên và họ, địa chỉ, e-mail, số điện thoại; tiếp theo do tự nguyện cung cấp: giới tính, tuổi tác, gia đình, hạn chế về sức khỏe, kỹ năng ngôn ngữ, việc làm hoặc nới học tập, sở thích, sự ưu tiên liên quan đến sự hợp tác với khách hàng.

Các hoạt động mở cho công chúng: dữ liệu cá nhân được xử lý là tên, họ, e-mail. Cơ sở pháp lý hợp lệ cho việc xử lý là sự đồng ý với việc xử lý dữ liệu cá nhân, đảm bảo lợi ích hợp pháp của nhà cung cấp.

Các hoạt động theo dự án (Velux, ESF , v.v.): xử lý và lưu trữ dữ liệu cá nhân được điều chỉnh bởi các yêu cầu của dự án và nhà tài trợ cụ thể.

Thông tin về các hoạt động của CIC: Chúng tôi gửi e-mail chứa thông tin về các hoạt động của CIC trên cơ sở đồng ý đã được cấp hoặc trên cơ sở đảm bảo lợi ích hợp pháp của chúng tôi (gửi cho khách hàng sử dụng dịch vụ hoặc tham gia hoạt động khác của CIC). Việc đăng ký nhận các e-mail này có thể được chấm dứt bằng cách trả lời bày tỏ sự không đồng ý hoặc bằng cách từ chối được gửi các e-mail / thông tin đó từ phía CIC gửi tới This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. e-mail.

Để được phép chụp hình hoặc quay video các cá nhân (không phải là nhóm) nhằm mục đích quảng bá hoặc cho mục đích của các hoạt động của dự án chúng tôi yêu cầu có sự đồng ý bằng văn bản đối với việc thu thập và công bố hình ảnh trước khi chụp / quay.

Những người tham gia bày tỏ sự không đồng ý với việc chụp hình / quay video sẽ không được lên hình.

Cơ sở pháp lý cho việc xử lý hình ảnh của cá nhân là sự đồng ý của người đó, tên và dữ liệu nhận dạng khác không được công bố cùng với hình ảnh.